Zgłaszanie nieprawidłowości (Whistleblowing)
Zgodnie z Ustawą z dn. 24 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. 2024, poz. 928, dalej jako Ustawa), Remontowa Shipbuilding S.A. wdrożyła wewnętrzną procedurę zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych (dalej jako Regulamin). Celem Regulaminu jest zapewnienie efektywnego, bezstronnego, poufnego i bezpiecznego dla Sygnalisty mechanizmu zgłaszania wszelkich nieprawidłowości w działaniu Stoczni lub jej pracowników, które mogą stanowić naruszenie prawa. Zgłaszanie naruszeń prawa leży w szeroko pojętym interesie publicznym oraz w interesie Stoczni, a także ogółu jej pracowników.
Co stanowi naruszenie prawa?
Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące w szczególności:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) ochrony konsumentów;
10) ochrony prywatności i danych osobowych;
11) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
12) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
13) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
14) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.
Kto może zgłosić naruszenie prawa?
Osoba zgłaszająca naruszenie prawa jest Sygnalistą i podlega ochronie prawnej. Sygnalistą może zostać każda osoba, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą w Stoczni, a więc w szczególności: pracownik Stoczni, osoba świadcząca usługi dla Stoczni na podstawie umowy B2B, podwykonawca, członek organu lub akcjonariusz Remontowa Shipbuilding S.A., stażysta, a także kandydat do pracy w Stoczni.
Jak można dokonać zgłoszenia?
Zgłoszenia można dokonać telefonicznie lub mailowo, kontaktując się z Rzecznikiem Etyki. Ponadto zgłoszenie w formie papierowej może być umieszone w odpowiedniej skrzynce pocztowej w budynku C-177 albo przesłane na adres pocztowy Stoczni, z dopiskiem „Rzecznik Etyki”. Tymi samymi kanałami komunikacji można również zgłosić się z wnioskiem o umożliwienie dokonanie zgłoszenia osobiście, w ramach spotkania z Rzecznikiem Etyki. Niezależnie od formy, zgłoszenie powinno zawierać wszystkie istotne dla danej sprawy informacje, w tym dokładny opis problemu, wskazanie potencjalnych świadków oraz dokumentów mogących stanowić dowód w sprawie. W ramach Regulaminu dotyczącego Sygnalistów, rozpatrzeniu nie podlegają zgłoszenia anonimowe.
Kto rozpatruje zgłoszenia?
Zgłoszenia są rozpatrywane przez niezależny, 3-osobowy Zespół ds. Naruszeń Prawa, którego celem jest rozpatrzenie zgłoszenia, ale także ochrona tożsamości Sygnalisty. Jedynie członkowie Zespołu mają dostęp do danych osobowych Sygnalisty i nie mają upoważnienia do udostępnienia ich komukolwiek wewnątrz Stoczni.
Co dzieje się z dokonanym zgłoszeniem?
Zespół potwierdza otrzymanie zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od jego otrzymania, a następnie, w ciągu 3 miesięcy od chwili potwierdzenia, udziela Sygnaliście informacji zwrotnej, w ramach której informuje go o podjętych rozstrzygnięciach i planowanych bądź podjętych działaniach następczych. W czasie rozpatrywania zgłoszenia, Zespół może zwracać się do Sygnalisty z prośbą o udzielenie dalszych informacji. Działania następcze mogą obejmować m.in. poinformowanie właściwych organów o możliwym popełnieniu przestępstwa, wszczęcie kontroli, wniesienie oskarżenia przez Stocznię, albo inne środki adekwatne do danej sytuacji. Ponadto Zespół przedstawia Zarządowi Stoczni raport z podjętych działań, w którym może zawrzeć rekomendacje dotyczące postępowania w podobnych sprawach w przyszłości.
Jaka ochrona przysługuje Sygnaliście?
Tożsamość Sygnalisty jest chroniona przez Zespół ds. Naruszeń Prawa. Ponadto wobec Sygnalisty nie wolno podejmować jakichkolwiek działań odwetowych, do których można zaliczyć m.in. mobbing, obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę, wypowiedzenie lub rozwiązanie stosunku pracy, pominięcie przy awansowaniu, przeniesienie na niższe stanowisko pracy, przymus, zastraszanie, albo jakiekolwiek inne działania podejmowane w ramach odwetu za dokonanie Zgłoszenia. Podejmowanie działań odwetowych wobec Sygnalisty jest przestępstwem, podobnie jak utrudnianie bądź uniemożliwianie dokonania zgłoszenia przez Sygnalistę. Analogicznej ochronie podlegają osoby najbliższe Sygnalisty oraz osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia.
Czy dokonanie zgłoszenia do Zespołu jest obowiązkowe? Czy można z pominięciem Zespołu zgłosić naruszenie prawa do właściwych organów?
Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego, czyli zgłoszenia do właściwego organu polskiego lub wspólnotowego, z pominięciem procedury wewnętrznej. Zgłoszenia takie odbywają się zgodnie z procedurami przyjętymi przez dany organ. Sygnalista może dokonać też ujawnienia publicznego, czyli podania informacji o naruszeniu do wiadomości publicznej, jednak wyłącznie w przypadkach ściśle wymienionych w Ustawie.
W jaki sposób realizowana jest ochrona danych osobowych?
Remontowa Shipbuilding S.A. – jako Administrator Danych Osobowych (dalej ADO) – przetwarza dane osobowe w celu realizacji zadań związanych z obsługą zgłoszeń wewnętrznych.
Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych, o których mowa w art. 5 RODO*, w szczególności zgodnie z zasadą zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości oraz zasady minimalizacji – w zakresie niezbędnym do weryfikacji zgłoszenia i podjęcia ewentualnych działań następczych.
ADO stosuje odpowiednie środki organizacyjne i techniczne, o których mowa w art. 32 RODO, zapewniając ochronę danych sygnalisty, osoby której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu.
ADO zapewnia, że dostęp do danych osobowych zawartych w zgłoszeniu następuje wyłącznie w odniesieniu do osób upoważnionych przez niego, w formie pisemnej, do przetwarzania danych osobowych, a osoby upoważnione zobowiązały się do zachowania w tajemnicy informacji i danych osobowych uzyskanych w ramach powierzonych zadań związanych z obsługą sygnalistów, tj. przyjmowania, weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych.
ADO informuje wskazanego sygnalistę, osoby, których dotyczy zgłoszenie, osoby wskazane w zgłoszeniu, o zasadach ochrony ich danych osobowych. Klauzule informacyjne dla sygnalisty, osób trzecich, oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie znajdują się w zakładce Polityka Prywatności.
*RODO – rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm